Začněte se správou dokumentů již dnes

docline – chytré a efektivní řízení elektronických dokumentů na jednom místě

docline

I malé a střední podniky potřebují spravovat důležité informace a optimalizovat procesy v bezpečném prostředí. Naše řešení je intuitivní, inteligentní, inovační...

Systém docline je softwarovým produktem, který poskytuje plnohodnotnou správu elektronických dokumentů.

Docline pokrývá celou problematiku a požadavky na efektivní ukládání a řízení strukturovaných i nestrukturovaných informací uložených v různých formátech. Podporuje všechny funkce řízení dokumentů. Díky Office a CAD integraci slouží jako nástroj na řízení komplexní firemní dokumentace včetně technické. Může jít o ekonomické dokumenty jako jsou faktury, smlouvy, objednávky, ale i technické dokumenty, mezi které patří projektová dokumentace, tzn. výkresy, technické zprávy, protokoly aj. Samozřejmostí jsou také emaily, obrázky a jiné typy souborů v různých formátech.

Features

  • Centralizace dat
  • Volitelně definovaná adresářová  struktura
  • Adresářové typy a metadata
  • Dokumentové typy, šablony a metadata
  • Integrace Office a CAD
  • Správa revizí
  • Volitelné schvalovací procesy
  • Konfigurovatelnost podle potřeb zákazníků
  • Práva a role

 

Systém dokáže spravovat tyto dokumenty po dobu celého jejich životního cyklu. Snaží se nabídnout vše, co potřebujete: nastavení struktury adresářů, standardizace prostřednictvím dokumentových typů s vlastními šablonami, metadaty, řádné přístupy pomocí práv a rolí, přes automatické pojmenování až po řádné workflow.

Podporuje a pomáhá optimalizovat procesy související s tvorbou, tokem a distribucí dokumentace napříč celou firmou ale i s externími dodavateli. Vzhledem k tomu, že je konfigurovatelný, svou přizpůsobitelností dokáže vyhovět konkrétním požadavkům a potřebám mnohých zákazníků.

Má jednoduché intuitivní rozhraní lokalizované v češtině, je jednoduchý na používání a uživatelé jsou schopni využít jeho potenciál už za pár hodin.

Je vhodný pro jednotlivce, ale své uplatnění najde i u menších týmů a pracovních skupin. Zavedením tohoto systému se sníží riziko ztráty dokumentů, podpoří se automatizace firemních procesů a zabezpečí se konzistentní informace přístupné v reálném čase.

více

Centralizace

Docline poskytuje bezpečné prostředí prostřednictvím konceptu centrálního úložiště. Centrální úložiště se skládá ze dvou částí, file systému, kde jsou uložené všechny soubory spolu s historií změn a druhou část tvoří SQL databáze, kde jsou uložené všechny údaje a metadata souborů. Systém pracuje na principu klient – server. Serverovou část tvoří konzole s administrátorskými funkcemi, konfigurační prostředí a licenční server. Na zpřístupnění uložených dat v centrálním úložišti uživatelům slouží klientská aplikace. Přístupy jsou řazené na základě práv a rolí uživatelů.

Adresářová struktura

Pevná adresářová struktura je základním kamenem dobré konfigurace. Udává, jakým způsobem se dokumenty v úložišti budou ukládat. Návrh struktury je velmi klíčový a musí se dobře zvážit. Musí počítat s uložením různých typů dokumentů s různým obsahem a musí zůstat přehledný.

 

Adresářové typy

Adresářový typ určuje, o jaký typ adresáře se jedná a jaké další údaje anebo informace mu budou přiřazeny. Například adresářový typ "Zakázka" si může nést další informace týkající se této zakázky ve svém názvu, čísle, umístění, termínu začátku a konce, harmonogramu, kompletní informace o investorovi apod. Tyto informace jsou logicky seskupeny do tzv. záložek. Záložku je tedy možné nadefinovat pro adresář zakázky, kdy informace z něj mohou být automaticky děděny do dalších podstruktur a v nich vznikajících dokumentů.

Dokumentové typy

Dokumenty v centrálním úložišti je možné seskupit do určitých skupin, resp. dokumentových typů. Dokumentový typ je jakési základní rozdělení dokumentů podle jejich použití. Každý dokumentový typ má své specifické črty. Má své předdefinované vlastnosti, šablony, pojmenování, životní cykly, apod.

 

Pro lepší vysvětlení si uvedeme pár příkladů:

  • Podklady, Pošta, Projekty, Dokumentace, Ekonomické
  • Korespondence, Dokumenty, Fotky, Projekty
  • Dopis, Smlouva, Výkres, Plán, Rozpočet, Specifikace, Záznam, Faktura, Objednávka, Zápis, Podklady
  • Ceníky, Certifikáty, Manuály, Objednávky, Nabídky, Prospekty, Reklamace, Reporty, Servisní listy, Záznamy

 

Záložky

Každý dokument uložený v centrálním úložišti může mít u sebe uloženy různé jiné informace, tzv. metadata. Metadata jsou uložena na záložkách a jsou stále k dispozici. Pomáhají k lepší orientaci a informovanosti o dokumentu. Mohou nést informace o zakázce, o rozpracovanosti, o vlastníkovi, atd.

 

Šablony

Každý dokumentový typ může mít libovolný počet svých vlastních šablon a svých vlastních metadat. Do systému je možné vložit předpřipravené šablony k jednotlivým dokumentovým typům. Šablony jsou dokumenty, které mají již nějaký předpřipravený obsah a obsahují pole připravená k automatickému vyplnění ze systému. Šablony mohou být připraveny jak pro obyčejné dokumenty typu Word, Excel, tak i pro AutoCAD výkresy.

 

Automatické pojmenování

Popisuje, jakým způsobem bude daný dokumentový typ automaticky systémem pojmenován. Systém dokáže automaticky vygenerovat pořadové číslo dokumentu. Takže není možné, že v rámci úložiště vzniknou dva dokumenty se stejným názvem.

Workflow

Workflow neboli životní cyklus dokumentu se váže na jednotlivé dokumentové typy v systému. Ke každému dokumentovému typu v systému je možné přiřadit workflow. Máme na výběr z více možností jako je základní, zkrácené, standardní, případně jiné nakonfigurované workflow podle vlastních představ a požadavků.

Správa revizí

Každá nová změna obsahu dokumentu po jeho schválení resp. po začátku nového životního cyklu je považována za novou revizi dokumentu. Každá nová změna anebo nové rozpracování dokumentu s již ukončeným workflow, tedy po začátku nového životního cyklu znamená navýšení revize. Možnosti zápisu revizí jsou dvě a to možnost zápisu v číselné podobě (1,2,3,...), anebo v podobě písmen (A,B,C...).

Integrace

Docline se po nainstalování zaintegruje do operačního systému Microsoft Windows. První integrací je otevíráni a ukládání v dialogovém okně. Tímto bude povoleno všem programům, které používají standardní Windows dialogové okno otevřít anebo uložit dokument z anebo do centrálního úložiště.

Všechna data uložená na záložkách je možné oboustranně synchronizovat s obsahem dokumentu. Může to být obsah dokumentu Word, Excel, anebo rohové razítko výkresu. Může to být obsah dokumentu Word, Excel anebo rohové razítko výkresu. V praxi to znamená, že některá často používaná (např. o zakázce, o investorovi) nemusíte při vytváření nových dokumentů opětovně zadávat, protože se může automaticky načítat ze záložky vytvářeného dokumentu.

Práva a role

Uživatelům, případně skupinám uživatelů je možné přiřadit plně konfigurovatelné přístupové role s množstvím práv. Práva jsou přidělena k jednotlivým dokumentovým typům a typovým záložkám.

skrýt
Dovolujeme si Vás informovat, že společnost ECM System Solutions, s.r.o. autorem softwarového řešení "docline", které je spolufinancováno Evropským fondem pro regionální rozvoj a Ministerstvem průmyslu a obchodu v rámci Operačního programu Podnikání a inovace (OPPI).
Registrační číslo projektu: 2.2 ITS03/482.
VÝZKUM A VÝVOJ MOBILNÍ KONDENZAČNÍ MINI TEPLÁRNY NA BÁZI ZDROJŮ KVET A OZE S VESTAVĚNOU AKUMULACÍ TEPLA A ELEKTŘINY DOPLNĚNOU O INTELIGENTNÍ ŘÍDICÍ SYSTÉM
je spolufinancován Evropskou unií.
Cílem projektu je získávání nových znalostí potřebných pro vývoj nových produktů, materiálů, technologií a služeb prostřednictvím realizace projektů průmyslového výzkumu a experimentálního vývoje. Výstupem - výsledkem projektu bude PROTOTYP mobilní kondenzační mini teplárny s názvem „Mobilní teplárna s akumulací a řízením“ s tím, že tento prototyp bude testován po dobu realizace projektu a následně po dobu životnosti projektu v Univerzitním centru energeticky efektivních budov ČVUT.
Projekt č. Č. CZ.01.4.04/0.0/0.0/16_076/0009574 ŘÍZENÍ VÝROBY -FORGGIO je spolufinancován Evropskou unií, OP Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost, program ICT a sdílené služby.
Cílem projektu je tvorba nového softwarového informačního systému vycházejícího z technicky zastaralého řešení MAGGIO. Řešení je určeno pro liniovou a kombinovanou sériovou výrobu, řízení vstupně výstupních skladů a meziskladů, navážku materiálu, EDI komunikační rozhraní, ON-LINE sledování vyrobeného množství, automatické výpočty kapacit linek a pracovišť, automatické zapracování požadavků na výrobu, sledování kolizí dat dodaní a dalších funkcionalit.
VaV projekty
ČERPÁNÍ DOTACÍ V RÁMCI PROGRAMU OP PIK
Projekt Řízení kvality a technologického postupu je spolufinancován Evropskou unií

Cílem projektu je ve spolupráci Chytrá pěna HS Group s.r.o. s ECM System Solutions s.r.o. a s SVÚOM s.r.o. vyvinout zařízení, které bude garantovat správnost technologického postupu, respektive kontrolu dodržení klíčových podmínek použití izolačních materiálů, které představují především tepelné podmínky, skladování, přepravy a aplikace nástřikových tepelně izolačních a hydroizolačních materiálů na bázi PUR a PUREA. Vyvinutá hardwarová zařízení i softwarová řešení budou sledovat tepelné podmínky ze skladu, přes dopravu po aplikaci.