docline

Centralizace

Docline poskytuje bezpečné prostředí prostřednictvím konceptu centrálního úložiště. Centrální úložiště se skládá ze dvou částí, file systému, kde jsou uložené všechny soubory spolu s historií změn a druhou část tvoří SQL databáze, kde jsou uložené všechny údaje a metadata souborů. Systém pracuje na principu klient – server. Serverovou část tvoří konzole s administrátorskými funkcemi, konfigurační prostředí a licenční server. Na zpřístupnění uložených dat v centrálním úložišti uživatelům slouží klientská aplikace. Přístupy jsou řazené na základě práv a rolí uživatelů.

Adresářová struktura

Pevná adresářová struktura je základním kamenem dobré konfigurace. Udává, jakým způsobem se dokumenty v úložišti budou ukládat. Návrh struktury je velmi klíčový a musí se dobře zvážit. Musí počítat s uložením různých typů dokumentů s různým obsahem a musí zůstat přehledný.

Adresářové typy

Adresářový typ určuje, o jaký typ adresáře se jedná a jaké další údaje anebo informace mu budou přiřazeny. Například adresářový typ "Zakázka" si může nést další informace týkající se této zakázky ve svém názvu, čísle, umístění, termínu začátku a konce, harmonogramu, kompletní informace o investorovi apod. Tyto informace jsou logicky seskupeny do tzv. záložek. Záložku je tedy možné nadefinovat pro adresář zakázky, kdy informace z něj mohou být automaticky děděny do dalších podstruktur a v nich vznikajících dokumentů.

Dokumentové typy

Dokumenty v centrálním úložišti je možné seskupit do určitých skupin, resp. dokumentových typů. Dokumentový typ je jakési základní rozdělení dokumentů podle jejich použití. Každý dokumentový typ má své specifické črty. Má své předdefinované vlastnosti, šablony, pojmenování, životní cykly, apod.

Pro lepší vysvětlení si uvedeme pár příkladů:

• Podklady, Pošta, Projekty, Dokumentace, Ekonomické
• Korespondence, Dokumenty, Fotky, Projekty
• Dopis, Smlouva, Výkres, Plán, Rozpočet, Specifikace, Záznam, Faktura, Objednávka, Zápis, Podklady
• Ceníky, Certifikáty, Manuály, Objednávky, Nabídky, Prospekty, Reklamace, Reporty, Servisní listy, Záznamy

Záložky

Každý dokument uložený v centrálním úložišti může mít u sebe uloženy různé jiné informace, tzv. metadata. Metadata jsou uložena na záložkách a jsou stále k dispozici. Pomáhají k lepší orientaci a informovanosti o dokumentu. Mohou nést informace o zakázce, o rozpracovanosti, o vlastníkovi, atd.

Šablony

Každý dokumentový typ může mít libovolný počet svých vlastních šablon a svých vlastních metadat. Do systému je možné vložit předpřipravené šablony k jednotlivým dokumentovým typům. Šablony jsou dokumenty, které mají již nějaký předpřipravený obsah a obsahují pole připravená k automatickému vyplnění ze systému. Šablony mohou být připraveny jak pro obyčejné dokumenty typu Word, Excel, tak i pro AutoCAD výkresy.

Automatické pojmenování

Popisuje, jakým způsobem bude daný dokumentový typ automaticky systémem pojmenován. Systém dokáže automaticky vygenerovat pořadové číslo dokumentu. Takže není možné, že v rámci úložiště vzniknou dva dokumenty se stejným názvem.

Workflow

Workflow neboli životní cyklus dokumentu se váže na jednotlivé dokumentové typy v systému. Ke každému dokumentovému typu v systému je možné přiřadit workflow. Máme na výběr z více možností jako je základní, zkrácené, standardní, případně jiné nakonfigurované workflow podle vlastních představ a požadavků.

Správa revizí

Každá nová změna obsahu dokumentu po jeho schválení resp. po začátku nového životního cyklu je považována za novou revizi dokumentu. Každá nová změna anebo nové rozpracování dokumentu s již ukončeným workflow, tedy po začátku nového životního cyklu znamená navýšení revize. Možnosti zápisu revizí jsou dvě a to možnost zápisu v číselné podobě (1,2,3,...), anebo v podobě písmen (A,B,C...).

Integrace

Docline se po nainstalování zaintegruje do operačního systému Microsoft Windows. První integrací je otevíráni a ukládání v dialogovém okně. Tímto bude povoleno všem programům, které používají standardní Windows dialogové okno otevřít anebo uložit dokument z anebo do centrálního úložiště.

Všechna data uložená na záložkách je možné oboustranně synchronizovat s obsahem dokumentu. Může to být obsah dokumentu Word, Excel, anebo rohové razítko výkresu. Může to být obsah dokumentu Word, Excel anebo rohové razítko výkresu. V praxi to znamená, že některá často používaná (např. o zakázce, o investorovi) nemusíte při vytváření nových dokumentů opětovně zadávat, protože se může automaticky načítat ze záložky vytvářeného dokumentu.

Práva a role

Uživatelům, případně skupinám uživatelů je možné přiřadit plně konfigurovatelné přístupové role s množstvím práv. Práva jsou přidělena k jednotlivým dokumentovým typům a typovým záložkám.